14 wrz Edupolis – zmiany w zarządzaniu kontami
Departament Cyfryzacji Urzędu Marszałkowskiego w Toruniu zakończył aktualizację Kujawsko-Pomorskiej Platformy Edukacyjnej (KPPE) w zakresie obsługi kont użytkowników korzystających z Edupolis. Wprowadzony model zakładania kont, logowania użytkowników, zgłaszania administratorów szkolnych został dostosowany do obecnie obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych.
Sierpniowa aktualizacja KPPE wprowadziła szereg zmian w jej funkcjonowaniu. W zdecydowanej większości dotyczą one modelu rejestracji, logowania i usuwania kont przez użytkowników. Jedną z wdrożonych zmian, która zasługuje na szczególną uwagę, jest brak możliwości zakładania kont dla nauczycieli, uczniów i rodziców przez Administratorów centralnych oraz Administratorów szkolnych, tak jak miało to miejsce do 10 sierpnia 2018 roku.
Obecnie każdy z użytkowników zakłada konto samodzielnie (rodzice/opiekunowie prawni zakładają konta dla dzieci poniżej 16 roku życia) po wcześniejszym otrzymaniu od Administratora szkolnego jednorazowego kodu szkoły. Wprowadzona zmiana pociąga za sobą konieczność tego, aby w szkole był wyznaczony i aktywny przynajmniej jeden Administrator szkolny, który będzie odpowiadał za zarządzanie kontami użytkowników w ramach danej szkoły, tj. weryfikował użytkowników pod względem tego, czy mogą oni korzystać z Edupolis, generował dla nich kody szkół, tworzył klasy, edytował – w razie potrzeby – dane szkół, zarządzał rolami użytkowników oraz usuwał z sytemu konta użytkowników. Dodam, że nie narzucamy liczby Administratorów szkolnych w danej jednostce. Wyznaczając nauczycieli do pełnienia roli Administratora szkolnego, Dyrektorzy posiadają pełną autonomię w tym zakresie – informuje Dyrektor Departamentu Cyfryzacji, Sławomir Kozłowski.
Nowy formularz rejestracji użytkownika
Dla zapewnienia ochrony danych osobowych użytkowników KPPE, kod niezbędny do założenia pierwszego konta administratora szkolnego generuje tylko Administrator centralny. Może tego dokonać dopiero po wcześniejszym kontakcie z Dyrektorem szkoły i weryfikacji danych kandydata na Administratora szkolnego wskazanego w formularzu zgłoszeniowym. W przypadku, negatywnej weryfikacji – Dyrektor szkoły nie potwierdzi danych kandydata – Administrator centralny odmówi wygenerowania kodu.
Kody dla pozostałych Administratorów szkolnych, jeśli wystąpi taka potrzeba, może wygenerować już istniejący Administrator szkolny.
Inną ważną zmianą, na którą wskazuje Sławomir Kozłowski, jest możliwość samodzielnego usuwania kont przez użytkowników – Dotychczas takiej możliwość osoby korzystające z Edupolis nie posiadały. Wprowadzony mechanizm usuwania kont uniemożliwia ich odzyskanie. Użytkownik, decydujący się na usunięcie konta, korzysta z przysługującego mu prawa do „bycia zapomnianym” na KPPE. Usunięcie konta z Edupolis jest równoważne z usunięciem konta z Microsoft Office 365. Konta z systemu będą mogli usuwać również Administratorzy szkolni np. w sytuacji zakończenia pracy przez nauczyciela w danej szkole lub z chwilą, gdy edukacja grupy uczniów na poziomie szkoły podstawowej dobiegnie końca.
Niestety, są również mniej optymistyczne wieści. Departament Cyfryzacji planuje w październiku usunięcie kont użytkowników, mających konta na Kujawsko-Pomorskiej Edukacyjnej, którzy do końca września 2018 roku nie przeprowadzą ich aktywacji. Chcę prosić nauczycieli, rodziców uczniów o aktywowanie kont do końca września tego roku. Pomocą w aktywacji kont służą Administratorzy centralni. Wskazany przeze mnie problem z aktywacją kont nie dotyczy użytkowników, którzy założyli konta po 10 sierpnia 2018 roku. Usunięcie nieaktywnych kont pozwoli nam na zwolnienie licencji Microsoft Office 365, które są blokowane przez nieaktywnych użytkowników – wyjaśnia potrzebę usunięcia nieaktywnych kont Sławomir Kozłowski, Dyrektor Departamentu Cyfryzacji.
Szczegółowe informacje w zakresie wprowadzonych zmian można znaleźć w plikach pomocy. Można również kontaktować się bezpośrednio z osobami zajmującymi się wsparciem aplikacyjnym i technicznym dla użytkowników Edupolis. Informacje są udzielane pod numerem tel. (56) 62 18 283 lub za pośrednictwem poczty elektronicznej: administrator@edupolis.pl. Pytania, problemy i sugestie można również zgłaszać, wykorzystując do tego celu formularz kontaktowy. Szczegółowe informacje na temat form kontaktu można znaleźć w menu „Kontakt”.
Dyrektor Sławomir Kozłowski zapewnia – Dokładamy wszelkich starań, aby dane osobowe użytkowników Kujawsko-Pomorskiej Platformy Edukacyjnej były chronione przed dostępem osób i podmiotów nieupoważnionych. Temu celowi podporządkowane są nasze działania w zakresie zarządzania kontami użytkowników. Serwery, na których przechowane są dane osobowe nauczycieli, uczniów i rodziców są kolokowane w Exea Data Center w Toruniu. Nasz partner posiada certyfikat TIER III, który gwarantuje najwyższy poziom bezpieczeństwa danych i niezawodności infrastruktury serwerowej. Dodam, że pieniądze na aktualizację KPPE oraz kolokację serwerów przekazują, w ramach umów partnerskich, Partnerzy projektu pn. „Realizacja systemu innowacyjnej edukacji w województwie kujawsko-pomorskim poprzez zbudowanie systemu dystrybucji treści edukacyjnych”. W tej grupie są Jednostki Samorządu Terytorialnego oraz podmioty prywatne prowadzące szkoły podstawowe, którym przy okazji serdecznie dziękuję za dotychczasową współpracę. Swoją część nakładów finansowych przekazuje również Samorząd Województwa Kujawsko-Pomorskiego, który jest Liderem wspomnianego projektu.
